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系統識別號 U0002-1807201711300400
中文論文名稱 公文線上簽核對文書及檔案管理工作成效之探討-以A政府機關為例
英文論文名稱 A Study of Records and Archives Management work effectiveness by Using Official Document Online Approval-A Case Study of Government Agency A
校院名稱 淡江大學
系所名稱(中) 資訊與圖書館學系數位出版與典藏數位學習碩士在職專班
系所名稱(英) DEPARTMENT OF INFORMATION AND LIBRARY SCIENCE, E-LEARNING EXECUTIVE MASTER’S PROGRAM IN DIGITAL PUBL
學年度 105
學期 2
出版年 106
研究生中文姓名 蔡世宏
研究生英文姓名 Shih-Hung Tsai
學號 701060039
學位類別 碩士
語文別 中文
口試日期 2017-06-21
論文頁數 82頁
口試委員 指導教授-歐陽崇榮
委員-薛理桂
委員-林素甘
中文關鍵字 公文線上簽核  文書及檔案管理工作  關鍵績效指標 
英文關鍵字 Official Document Online Approval  Records and Archives Management work  Key Performance Indicator 
學科別分類
中文摘要 本論文旨在探討政府機關執行公文線上簽核對文書及檔案管理工作之幫助與效益,以A政府機關為例,探討線上簽核執行之影響,研究結果除了可以瞭解線上簽核系統運作及成效概況之外,還能從機關內部使用人員及文書檔案管理人員之使用情形,進一步作為線上簽核系統未來精進之參考,並提供研究建議,供政府賡續推動電子化政策之參考。採用「次級資料」與「深度訪談」之研究方法,分析公文線上簽核執行後之文書及檔管關鍵績效指標,並找出影響其工作成效之因素及因應方式。
研究結果發現:系統的穩定性、系統功能及操作的設計、軟硬體設備規格、公文系統廠商與資訊單位有無相互支援等因素直接影響公文線上簽核系統之運作,並進而影響文書及檔案管理工作之成效,獲致研究結論如下:
一、 各項文書作業節省許多人工作業流程,加速公文辦理時效,且省略公文紙張列印、用印及寄送之程序,節省郵資費用支出。
二、 無須再以人工方式處理歸檔公文,節省許多時間,並降低庫房空間需求;另透過數位調閱檔案方式,有效節省查找檔案人力及時間,提升工作效率。
三、 紙張使用量減少許多,印表機之碳粉使用量相對降低,更進一步減少公文郵資的支出,節省人力傳遞公文,直接縮短公文傳遞時間,達到節能減碳效果。
最後針對研究發現,提出對政府機關與系統廠商具體之建議:一、對政府機關之建議為(一)改善軟硬體設備效能,讓公文系統主機運作穩定,檔案更安全有效的保存;(二)整合公文管理系統,節省系統開發費用,整合各項資源。二、對公文系統廠商之建議為(一)加強系統運作之穩定,確保系統的穩定度及簽核流程的順暢性;(二)擴充檔案上傳容量應擴充,改善系統容量存放之效能,使數位資料的保存更有保障。
英文摘要 The purpose of this study is to explore the Records and Archives Management work help and the benefit by using Official Document Online Approval.
Understood Official Document Online Approval operation and the result,as well as internal staff uses the situation,will future strive the reference as Official Document Online Approval,and will provide the research suggestion to take the computerization policy for the government the reference.
Using “Secondary data analysis” and “In-Depth Interview” analysis of instruments and stalls key performance indicators,Identify the factors that affect the effectiveness of their work and how to respond.
The conclusions are as follows:
First, Speed up the official documents,Saving paper use and delivery,Save postage costs.
Second, No manual way for archiving,save time,Reduce space requirements;
Digital access to file mode,Save manpower and time,Increase work efficiency.
Third,Paper usage is reduced,Printer toner use decreased,Reduce postage expenditure,Save manpower to pass documents,Shorten the delivery time,
To achieve energy saving and carbon reduction effect.
論文目次 目次
目次 I
表目次 II
圖目次 III
第一章 緒論 1
第一節 研究背景與動機 1
第二節 研究目的與問題 2
第三節 研究範圍與限制 3
第四節 名詞解釋 4
第二章 文獻探討 7
第一節 電子化政府發展 7
第二節 公文線上簽核探討 13
第三節 A政府機關公文電子化歷程 18
第四節 文書及檔案管理工作績效指標 22
第五節 公文線上簽核之相關研究 26
第三章 研究設計 33
第一節 研究方法 33
第二節 研究對象 35
第三節 資料蒐集 37
第四節 資料分析 40
第五節 研究步驟與流程 41
第四章 研究結果與討論 43
第一節 流程架構與功能 43
第二節 線上簽核與紙本簽核之差異 49
第三節 公文線上簽核執行績效 53
第四節 訪談結果與討論 59
第五節 小結 68
第五章 結論與建議 69
第一節 研究結論 69
第二節 研究建議 71
參考文獻 72 
表目次

表2-1 電子公文檔案管理系統移轉試用機關表 19
表2-2 電子公文線上簽核相關研究文獻一覽表 27
表3-1 受訪人員基本資料表及訪談日期 36
表4-1 A政府機關公文線上簽核與傳統紙本簽核辦理情形比較表 51
表4-2 線上簽核使用狀況及程度之表現結果探討 66


圖目次

圖1-1 文書處理流程 5
圖2-1 我國電子化政府推動歷程 9
圖2-2 第四階段電子化政府藍圖 10
圖2-3 公文程式條例修訂及演進過程 12
圖2-4 線上簽核基本功能 14
圖2-5 電子公文線上簽核推動時程 15
圖2-6 電子公文檔案管理系統架構 21
圖2-7 公文電子交換整合服務示意圖 24
圖3-1 研究流程圖 41
圖4-1 機關組織架構圖 43
圖4-2 線上簽核公文編輯畫面 45
圖4-3 線上簽核核章畫面 46
圖4-4 線上簽核檔案線上調閱畫面 47
圖4-5 機關公文線上簽核作業流程圖 48
圖4-6 A政府機關公文檔管系統畫面 50
圖4-7 公文處理時效圖 53
圖4-8 公文紙張使用數量(箱)成長圖 54
圖4-9 公文電子交換比率圖 55
圖4-10 公文線上簽核比率圖 56
圖4-11 公文檔案數位內容線上調閱數量圖 57
圖4-12 機關檔案管理金檔獎獲獎證書 58


參考文獻 中文部分
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